档案非常注重数据,所以你真的需要考虑分类和信息生命周期等事情.与软件开发非常相似,对业务问题的深刻理解和良好规范的开发是成功(并且可负担得起的实施)的关键.电子邮件非常简单.表格非常简单. (保留通常很容易辨别1040年10年,MV-22 2年等)如果您的合同/采购人员组织良好,通常很容易对数据进行分类.随机文件很难.

我为一个政府机构工作,所以我们的档案实际上有五个目标 – 目标往往是冲突的,而且很大程度上是我们无法控制的.他们是：

>出于历史记录的目的对数据进行分类和保存.
>保留业务记录以遵守适用的法律和法规.在我们的案例中,我们有各种记录,必须保存3年至28年.我们也有记录必须永远保存.
>回应与诉讼有关的发现请求. (在我们的案例中,要求法律保留已经存在了长达十年)
>回应与内部审计,内部调查或其他调查有关的发现请求. (合法拦截等)
>降低底层IT服务的运营成本.如果您在90天后归档所有电子邮件,则可以大幅减少电子邮件系统的占用空间,尤其是在大型环境中.

我们来谈谈诉讼和审计,因为如果您现在就开始存档,它们可能是存档的最常见原因.现在你需要考虑其他的东西：

>范围.电子邮件？ IM？手机？文件服务器？ SHAREPOINT？维基？台式机？笔记本电脑？掌上电脑？如果您需要的不仅仅是电子邮件& IM,你刚刚淘汰了大量的选择.
>默认保留时间.如果你经常被起诉,你会希望尽快清除合法能力.否则,您需要在尽职调查和员工生产力之间取得平衡.
> IT政策.归档后,必须放弃PST.如果有人发现您拥有与PC上的诉讼有关的信息,那将很难反映您.
>退款.您必须向合法人员提供成本,以便他们可以权衡诉讼的价值与合规成本.否则,你将永远保持一切.
>避免成本.一些归档解决方案可以促进灾难恢复并消除备份需求.托管档案有时会提供紧急邮件访问点.
>特殊要求.如果您在欧洲有业务,我的理解是您需要使用EMC Centera等解决方案来实现WORM存储,以实现一些合规性目的.这在美国通常不需要,但您的行业可能需要更多的外来措施.
>生产.如果你被起诉很多,你的法律团队可能已经拥有像Concordance这样的专业工具,他们用它来组织和提供证据.如果不这样做,您可能希望使用归档工具为您的律师或外部法律顾问提供一些工作流程功能.这是另一个早期探索将有助于降低成本并使您成功实施的领域.

继续提问,你走在正确的道路上 – 归档问题没有一个答案.